Formato condicional en Excel: reglas, colores y fórmulas
Resalta existencias bajas y prioriza avisos con ejemplos fáciles, medios y avanzados.
Qué es y para qué sirve
El formato condicional cambia el aspecto de una celda cuando se cumple una regla. No modifica su valor. Una buena regla comunica un significado concreto, como existencias inferiores al mínimo. Antes de añadir colores decide qué condición importa y a qué celdas debe aplicarse; si varias reglas coinciden, revisa su orden y la opción de detener la evaluación.
Antes de empezar
Entender una comparación como 3<5 y distinguir una referencia fija de otra relativa.
Compatibilidad: Excel 2016 y posteriores; la interfaz de gestión de reglas depende de la plataforma.
Datos para reproducir el ejemplo
Usa una hoja nueva y copia los valores en estas posiciones. Cada nivel indica qué cambios necesitas conservar o restaurar.
Datos del ejemplo
Fila
A
B
C
D
1
Artículo
Existencias
Mínimo
Estado
2
Teclado
3
5
Activo
3
Ratón
8
4
Activo
4
Cable
0
2
Inactivo
Fácil
Destaca una cantidad baja
Identificar cantidades menores de 4.
Selecciona B2:B4. En Inicio > Formato condicional elige Reglas para resaltar celdas > Es menor que.
Introduce 4 y escoge un relleno visible. Conserva el número legible y acompaña el color con encabezados claros.
Cambia B2 de 3 a 4 para comprobar el límite: 4 no es menor que 4. Restaura 3 antes del siguiente nivel.
Resultado que debes comprobar
Se resaltan B2 = 3 y B4 = 0, pero no B3 = 8.
Comprueba que lo has entendido
¿Qué ocurre si el umbral cambia de 4 a 3?
Ver respuesta explicada
Solo se resalta B4; la comparación es estricta y 3 no es menor que 3.
Medio
Compara cada artículo con su mínimo
Colorear toda la fila si las existencias no alcanzan el mínimo de ese artículo.
En una copia limpia de los datos selecciona A2:D4 con A2 como celda activa. Crea una regla que utilice una fórmula.
Escribe =$B2<$C2. El dólar fija las columnas B y C; la fila 2 cambia para cada registro.
Elige el formato y comprueba que Se aplica a sea =$A$2:$D$4. Cambia B3 a 3 para probar la segunda fila y después restaura 8.
Resultado que debes comprobar
Se resaltan las filas de Teclado y Cable completas.
Comprueba que lo has entendido
¿Por qué no conviene usar =$B$2<$C$2?
Ver respuesta explicada
Fijaría también la fila: todas las filas evaluarían únicamente las cantidades del Teclado.
Avanzado
Prioriza los artículos activos
Separar artículos inactivos de avisos de reposición sin superponer significados.
Empieza con los datos originales y sin reglas previas. Selecciona A2:D4. Crea una regla gris con =$D2="Inactivo".
Crea una segunda regla de aviso con =Y($D2="Activo";ESNUMERO($B2);ESNUMERO($C2);$B2<$C2). Asigna un relleno naranja.
En Administrar reglas revisa ambas fórmulas, sus rangos y el orden. Los dos estados son excluyentes; un artículo inactivo no cumple la regla naranja.
Escribe temporalmente texto en B2: ya no cumple ESNUMERO. Restaura 3. El color no sustituye una validación de entrada.
Resultado que debes comprobar
Teclado naranja, Cable gris y Ratón sin aviso.
Comprueba que lo has entendido
Activa Cable sin cambiar sus existencias.
Ver respuesta explicada
Cable deja de ser gris y pasa a naranja: 0 es menor que 2 y su estado ahora es Activo.
Errores que conviene revisar
La fórmula se escribe respecto a la primera celda del rango seleccionado.
Copiar y pegar formatos puede crear reglas duplicadas; revisa Administrar reglas.
Usa también etiquetas o números: el color por sí solo no transmite información a todos los lectores.
Revisión documental: 2026-10-10. Casos con datos ficticios y resultados de referencia. Las instrucciones de interfaz y VBA no se han ejecutado en Microsoft Excel durante esta revisión.