Tablas y filtros en Excel: organizar datos sin perder filas
Convierte un rango en tabla, calcula columnas y combina filtros con tres ejercicios de ventas.
Qué es y para qué sirve
Una tabla reúne registros: cada fila describe una venta y cada columna guarda un tipo de dato. Convertir el rango en tabla añade encabezados con filtros y referencias por nombre. Filtrar oculta temporalmente los registros que no cumplen una condición; no los borra. Ordenar cambia su posición: selecciona siempre la tabla completa para mantener unidos producto, cantidad y precio.
Antes de empezar
Saber escribir números y una multiplicación. Las filas del ejemplo son ventas independientes.
Compatibilidad: Excel 2016 y posteriores. Los nombres de las opciones cambian entre Windows, Mac y web.
Datos para reproducir el ejemplo
Usa una hoja nueva y copia los valores en estas posiciones. Cada nivel indica qué cambios necesitas conservar o restaurar.
Datos del ejemplo
Fila
A
B
C
D
E
1
Zona
Producto
Unidades
Precio
Importe
2
Norte
Teclado
2
25
50
3
Sur
Ratón
3
10
30
4
Norte
Ratón
4
10
40
5
Sur
Teclado
1
25
25
Fácil
Crea tu primera tabla
Ver solo las ventas del Norte sin alterar los datos originales.
Copia A1:E5. Selecciona una celda del rango y usa Insertar > Tabla. Confirma A1:E5 y que la tabla tiene encabezados.
En Diseño de tabla, asigna el nombre Ventas. Abre el filtro de Zona, desmarca seleccionar todo y marca Norte.
Comprueba que quedan dos registros: Teclado, 2 unidades, 50; Ratón, 4 unidades, 40. Quita el filtro para recuperar las cuatro ventas.
Resultado que debes comprobar
Norte tiene dos registros, 6 unidades y 90 de importe. La tabla completa conserva cuatro registros.
Reemplazar importes escritos a mano por una fórmula que se aplica a cada venta.
Quita todos los filtros y borra solo los importes de E2:E5, conservando el encabezado Importe. En E2 escribe =[@Unidades]*[@Precio]. Acepta completar la columna calculada si Excel lo pregunta.
Comprueba que E2:E5 contiene 50, 30, 40 y 25. En G2 escribe =SUMA(Ventas[Importe]); debe devolver 145.
Añade debajo de la tabla una fila Norte, Teclado, 2, 25. Comprueba que la tabla se amplía y la fórmula genera 50 en Importe.
Resultado que debes comprobar
Con la quinta venta, el total de G2 pasa de 145 a 195. SUMA incluye también las filas que un filtro oculta.
Comprueba que lo has entendido
Cambia las unidades de la nueva venta de 2 a 3.
Ver respuesta explicada
El nuevo importe es 75 y el total general es 220.
Avanzado
Combina condiciones y revisa el total
Aislar ventas del Norte de al menos 3 unidades y distinguir total general de total filtrado.
Empieza en un libro nuevo con A1:E5, conviértelo en Ventas y calcula Importe como en el nivel medio. Así no se conserva la venta extra ni se repite el nombre de otra tabla.
Filtra Zona = Norte y, en Unidades, Filtros de número > Mayor o igual que > 3. Solo debe quedar el Ratón de 4 unidades.
En G2 usa =SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Importe];Ventas[Zona];"Norte";Ventas[Unidades];">=3"). En G3 usa =SUMA(Ventas[Importe]).
Quita el filtro: G2 sigue en 40 porque la condición está en la fórmula; G3 sigue en 145. Un filtro visual y una condición de cálculo son mecanismos diferentes.
Resultado que debes comprobar
Una fila visible, importe seleccionado 40 y total general 145.
Comprueba que lo has entendido
Cambia C2 de 2 a 3 y vuelve a aplicar los filtros.
Ver respuesta explicada
Teclado pasa a 75: ahora dos filas cumplen; G2 = 115 y G3 = 170.
Errores que conviene revisar
No dejes filas completamente vacías dentro del origen ni mezcles subtotales con registros.
Un número almacenado como texto puede ofrecer filtros de texto y alterar los cálculos.
Una fórmula con referencias estructuradas exige crear antes la tabla y respetar sus nombres.
Revisión documental: 2026-10-10. Casos con datos ficticios y resultados de referencia. Las instrucciones de interfaz y VBA no se han ejecutado en Microsoft Excel durante esta revisión.