Validación de datos en Excel: listas y entradas correctas
Crea listas desplegables, limita cantidades y evita códigos repetidos con reglas explicadas.
Qué es y para qué sirve
La validación define qué entradas debe aceptar una celda y qué mensaje mostrar cuando alguien escribe un valor inválido. Sirve para reducir diferencias como Pendiente, pendiente o Pte. No limpia automáticamente los datos anteriores ni reemplaza una revisión: comprueba tanto ejemplos válidos como inválidos y revisa los datos que se incorporen mediante pegado o importación.
Antes de empezar
Saber seleccionar rangos. Trabaja en una hoja nueva sin protección.
Compatibilidad: Excel 2016 y posteriores. Los menús y algunas opciones varían en Excel para la web.
Datos para reproducir el ejemplo
Usa una hoja nueva y copia los valores en estas posiciones. Cada nivel indica qué cambios necesitas conservar o restaurar.
Datos del ejemplo
Fila
A
B
C
D
E
F
1
Código
Cantidad
Estado
Estados
2
P01
2
Pendiente
Pendiente
3
P02
5
Enviado
Enviado
4
Cancelado
Fácil
Un desplegable con tres estados
Mantener un vocabulario común en C2:C20.
Escribe los tres estados en F2:F4. Selecciona C2:C20 y abre Datos > Validación de datos.
Elige Lista y usa =$F$2:$F$4 como origen. Activa la lista desplegable y un mensaje de error de tipo Detener.
Elige Enviado en C4; después intenta escribir Urgente manualmente para comprobar que la regla lo rechaza.
Resultado que debes comprobar
El menú ofrece Pendiente, Enviado y Cancelado. La entrada manual Urgente provoca el aviso configurado.
Comprueba que lo has entendido
Añades Devuelto en F5. ¿Aparece automáticamente en el menú?
Ver respuesta explicada
No en este rango fijo: cambia el origen a =$F$2:$F$5 para incluirlo.
Medio
Cantidades enteras dentro de un límite
Aceptar de 1 a 100 unidades, ambas incluidas.
Selecciona B2:B20. En Validación de datos permite Número entero, entre, mínimo 1 y máximo 100.
Añade un mensaje de entrada: Escribe unidades de 1 a 100. Usa una alerta Detener para valores fuera del intervalo.
Prueba 1 y 100, luego 0, 101 y 1,5. Decide si las celdas vacías deben tolerarse y configura Omitir blancos según tu formulario.
Resultado que debes comprobar
1 y 100 se aceptan; 0, 101 y 1,5 se rechazan al introducirlos directamente.
Comprueba que lo has entendido
¿Sirve una regla Decimal entre 1 y 100 si solo se venden unidades completas?
Ver respuesta explicada
No: aceptaría 1,5. La elección Número entero expresa la restricción correcta.
Avanzado
Códigos únicos en un formulario
Evitar duplicados escritos directamente en A2:A20.
Selecciona A2:A20 con A2 activa. Elige validación Personalizada.
Introduce =Y(A2<>"";CONTAR.SI($A$2:$A$20;A2)=1). Desmarca Omitir blancos y configura una alerta Detener con un mensaje sobre códigos obligatorios y únicos.
Prueba escribir P01 en A4: ya existe en A2. Después escribe P03. El rango fijo cuenta todas las apariciones y la referencia A2 se adapta a cada fila.
Revisa por separado los códigos ya existentes y las filas pegadas. La validación no garantiza por sí sola que nunca queden blancos o duplicados; no es una restricción de base de datos.
Resultado que debes comprobar
P01 duplicado se rechaza al teclearlo; P03 se acepta. CONTAR.SI no distingue mayúsculas y minúsculas.
Comprueba que lo has entendido
¿Se considera p01 diferente de P01 con esta regla?
Ver respuesta explicada
No; CONTAR.SI los cuenta como el mismo código. Si necesitas distinguirlos, esta regla no cubre ese requisito.
Errores que conviene revisar
Cambiar una regla no corrige automáticamente valores antiguos.
Un pegado puede reemplazar la validación; comprueba el formulario después de importar datos.
Las listas mediante rango evitan depender del separador regional de una lista escrita a mano.
Revisión documental: 2026-10-10. Casos con datos ficticios y resultados de referencia. Las instrucciones de interfaz y VBA no se han ejecutado en Microsoft Excel durante esta revisión.